Freigabeprozesse im Publishing optimieren

Bisherige Freigabeprozesse bei Medienproduktionen per Papierausdruck, PDF oder Mail sind fehleranfällig. Mit webbasierten Systemen sind Unternehmen auf der sicheren Seite.

Die herkömmlichen Korrektur- und Freigabeprozesse von Kunden- und Mitarbeitermedien, Geschäftsberichten, Broschüren oder sonstigen Werbemitteln sind für alle Beteiligten eine Tortur und bleiben trotz größter Sorgfalt eine Fehlerquelle. Der Einsatz eines webbasierten Redaktionssystems mit transparenter Änderungsverfolgung und weiteren Features lässt anachronistische Korrekturrelikte aus früheren Zeiten wie Rotstift, Papierausdruck oder Fax schnell vergessen.

Ein solches System ist speziell dafür konzipiert, dass alle Beteiligten das jeweilige Medium über das Internet entwickeln, bearbeiten, korrigieren, übersetzen und freigeben können – auf Basis der gleichen konsistenten Daten. Das gilt sowohl intern als auch extern, beispielsweise bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder Agenturen. Damit beendet es die Zeiten endloser Abstimmungsprozesse und erlaubt ganz neue Formen der redaktionellen und kreativen Zusammenarbeit.

Einfaches Arbeiten in der Seitenansicht

Die Texteingabe erfolgt direkt ins Layout. Jede Änderung lässt sich direkt in der Seitenansicht des Systems nachverfolgen und Korrekturen werden auch dort eingegeben. Dabei ist die Autorenschaft von jedem Bearbeiter von ihm selbst und dem nächsten Beteiligten erkennbar. Zusätzlich ermöglicht eine Kommentarfunktion kürzeste Abstimmungsprozesse und eine direkte Erfolgskontrolle. Auch eine Korrekturrückverfolgung über den gesamten Erstellungszeitraum ist möglich, da das System über eine Versionsverwaltung verfügt.

Ein individuelles Rechtemanagement stellt sicher, dass nur zugelassene Personen bestimmte Medien einsehen oder bearbeiten dürfen. Dazu kann beispielsweise jedem Redakteur sein eigener Arbeitsbereich und die persönliche Erkennungsfarbe im System zugewiesen werden.

Genau abgestimmter Workflow

Die Abfolge der Aufgaben ergibt sich aus dem Workflow. Der betreffende Bearbeiter wird über die ihm zugewiesene Aufgabe per E-Mail informiert. Er entscheidet, wem er das Dokument nach seinem Arbeitsschritt weiterleitet. Ein Zugang unberechtigter Dritter ist ausgeschlossen.

Wer einmal mit einem solchen System gearbeitet hat, wird auf die vereinfachten Korrektur- und Freigabeprozesse nicht mehr verzichten wollen. Bei maximaler Qualität lassen sich Medien jetzt deutlich schneller umsetzen. Die Produktionszeit sinkt um rund 25 Prozent – und damit auch die Kosten.