Publishing- und Druckkosten senken ohne Qualitätseinbußen

Durch intelligente Optimierungen bei den Gemeinkosten lässt sich die Rendite in Unternehmen nachweisbar steigern. Ein direkter Ansatzpunkt sind Publishing- und Druckprozesse.

Vor dem Hintergrund angespannter Marketingbudgets und der Forderung nach effektiveren Kundenbindungsmaßnahmen sind nicht nur vertriebsorientierte Unternehmen auf der Suche nach neuen Lösungsansätzen, die Kosteneinsparungen mit verbesserten Publishing- und Druckprozessen verbinden. Print Consulting durch externe Experten ist ein Ansatzpunkt dazu. Wobei modernes Print Consulting heute mehr umfasst als die reine Prozessanalyse und klassische Beratung. Vielmehr geht es um die Schaffung von Transparenz, Standardisierung, die Auswahl neuer industrieller Produktionspartner und darüber hinaus den Einsatz von führenden Web-to-Print-Lösungen zur Prozessoptimierung. Diese Web-to-Print-Systeme entfalten erst in Verbindung mit Mediendatenbanken und Redaktionssystemen ihr volles Nutzenpotenzial.

Gesamte Wertschöpfungskette im Fokus

Erster Schritt bleibt aber die Betrachtung der bisherigen Druckprozesse. Um hier Verbesserungen und Vereinfachungen zu erreichen, ist ein ganzheitlicher Ansatz über die gesamte Wertschöpfungskette erforderlich – von der Planung über die Ausschreibung bis zur Steuerung und Kontrolle durch das Projektmanagement bei der Umsetzung. Ziel muss dabei eine umfassende Struktur- und Workflowoptimierung sein. Ansatzpunkte sind unter anderem die Analyse von Ausschreibungen und möglichen Druckpartnern, die Ermittlung von Potenzialen zur Kosten-, Angebots- und Vertragsoptimierung, die Überprüfung der Effizienz des Publishing Managements und der angestrebte vermehrte Einsatz innovativer Digitaldrucklösungen.

Auf Basis dieser Vorgehensweise lassen sich bereits allein im Printbereich unternehmensabhängig ohne Qualitätsabstriche Kosten- und Zeiteinsparungen von 15 bis 25 Prozent erreichen, die in einem zweiten Schritt durch den Einsatz von Web-to-Print-Lösungen in Verbindung mit weiteren Systemen noch ausbaubar sind.

Web-to-Print ermöglicht insbesondere vertriebsorientierten Unternehmen mit seinen genormten Medienvorlagen und automatisierten Prozessen Marketing und Publishing bis auf die lokale Ebene. Es hat sich daher in vielen Branchen längst etabliert. Die Entwicklung geht aber weiter und heutige Systeme sollten auch in der Lage sein, effiziente Crossmedia-Marketingstrategien umzusetzen. Sie verknüpfen dazu Web-to-Print mit Mediendatenbank und Multichannel-Redaktionssystem zu einem Digital-Marketing- und Publishing-Portal, das weit mehr als vereinfachte Druckprozesse verspricht. Denn heute ist neben Print auch Online als Medienkanal gefragt und Inhalte sollen sich crossmedial übergreifend, aber dennoch kostengünstig in verschiedenen Publikationen veröffentlichen lassen.

Mehr Reichweite – weniger Kosten

Die Verbindung aus Web-to-Print mit einer nutzerfreundlichen Mediendatenbank und einem Multichannel-Redaktionssystem für Print, Web, Tablet und Mobile bietet dabei viele Vorteile. Das Web-to-Print-System für die markenkonforme Medienproduktion besitzt alle Standardfunktionen wie Workflow- und Versionsmanagement plus vieler Erweiterungsmöglichkeiten vom Local Marketing-Center über das Werbemittel-, eShop- und eMail-Marketing-Center bis zum Marketing-Planner. Dazu kommt als Basis die Mediendatenbank. In ihr werden alle Dateien – wie Fotos, Videos, Textdokumente, Tabellen oder Folien – gespeichert und für eine schnelle Suche mit Metadaten verschlagwortet. Sie kann die Datenbasis für die Web-to-Print-Templates bilden, mit denen sich unterschiedlichste Marketingmaterialien wie Flyer, Produkt-Sheets, Briefbögen oder Visitenkarten realisieren lassen. Auf die Datenbank kann aber auch das Multichannel-Redaktionssystem zugreifen, das wiederum durch eine Schnittstelle in der Lage ist, den gleichen Inhalt für Print, Web oder Tablet zugänglich zu machen. Im Idealfall entsteht so ein durchgängiger automatisierter Workflow aus Datenbank, Redaktionssystem und Web-to-Print, der entscheidende Einsparpotenziale bei der Medienproduktion in Print und Online ermöglicht.